De l'intérêt pour une fédération d'adopter un bon système de gestion de contenu

Par Jean-Marc Hardy – septembre 2003

Edana est une fédération représentant les intérêts des entreprises productrices de produits "non tissés" ("nonwovens"). Ces matières se retrouvent dans les couches culottes, les sachets de thé, les berlingots, les filtres automobiles, les masques chirurgicaux, les pansements, etc.

Comme toute fédération, Edana est confrontée à une série de défis sur le plan de l'information et de la communication. Ses responsables doivent pouvoir réagir très rapidement aux événements et situations de crise. Certaines informations doivent être accessibles au grand public, tandis que d'autres sont réservées aux membres. De par sa vocation internationale, la fédération doit fournir les contenus en trois langues. Plusieurs personnes, géographiquement dispersées, sont susceptibles d'intervenir sur les contenus.

Pour répondre à ces défis, Edana a choisi de migrer tout son site internet/extranet vers une solution de gestion de contenu intégrée. Les raisons de ce choix vous sont expliquées par Olivier Mathelot, chef du projet Edana, au sein de l'agence Qwentes KANTOR.

5 raisons justifiant l'adoption d'un CMS (Content Management System) par la fédération :

Réagir rapidement aux situations de crise
Faciliter l'administration de la base de données "membres" par les membres eux-mêmes
Offrir un accès profilé aux contenus
Faciliter la publication multilingue
Développer la gestion collaborative des contenus

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2002 - Secteur des produits d'hygiène - une allégation de Greenpeace sur la découverte d'une toxine dans les couches cullottes pour bébés engendre une rumeur qui inquiéte très rapidement de nombreux parents à travers l'Allemagne. Dans un tel cas, le rôle de la fédération est de défendre l'intérêt de ses entreprises membres en réagissant au plus vite, que ce soit par la diffusion d'un démenti pur et simple ou par l'envoi d'un communiqué exposant une contre-argumentation. Dans ce cas, la conclusion fût sans appel: "les couches pour bébés fabriquées par les membres d'Edana en Allemagne et dans tous les autres pays européens sont saines. La sécurité et la santé des consommateurs sont et restent la première priorité d'Edana et de ses membres".

Dans le passé, Edana a déjà été confrontée à ce genre de situations. Pour mettre à jour des informations sur l'ancien site web, les responsables de la communication chez Edana étaient obligés de passer par une agence web externe. Plusieurs heures, voire plusieurs jours, pouvaient s'écouler entre la rédaction d'un communiqué, son formatage et sa publication sur le site web. De quoi laisser la rumeur se répandre de manière irréparable.

- Les responsables de la communication chez Edana ont désormais la possibilité de publier un communiqué eux-mêmes, sans qu'aucune connaissance technique (HTML, XML) ne soit nécessaire. Le système de gestion de contenu adopté peut être maîtrisé en une demi-journée. Les éditeurs se préoccupent uniquement du contenu, et non pas de la mise en forme (cette dernière est automatique, en fonction du type de contenu édité).

- Les gestionnaires du site peuvent intervenir à n'importe quel moment et de n'importe où. Le système de gestion de contenu est dit "web based", c'est-à-dire qu'au travers d'une simple connexion internet et d'un simple navigateur, les contenus peuvent être mis à jour, moyennant des codes d'accès.

- Le contenu du communiqué n'est encodé qu'une seule fois, mais peut être diffusé automatiquement sur plusieurs plate-formes complémentaires : page web, email, fax, sms, wap, etc. Les utilisateurs recevront les informations telles qu'ils les auront demandées. Le système pourrait même être couplé à une base de données "presse spécialisée", de manière à diffuser le communiqué automatiquement auprès de tous les journalistes traitant de la matière incriminée.

- Sur la page d'accueil du nouveau site, l'affichage des news et des communiqués est entièrement automatisé via un gestionnaire de dates de publication/expiration parametré lors de l'élaboration du contenu. A ce jour, seuls les titres des trois derniers communiqués d'Edana sont publiés et un lien renvoie vers l'entièreté des articles; cependant 5 autres communiqués sont déjà intégrés au site mais ne seront publiés que lorsque la date de publication prédéfinie par l'auteur sera atteinte. Les news et communiqués arrivés à échéance seront automatiquement retirés de la homepage mais resteront accessibles via la zone News du site.

Entre l'ancienne et la nouvelle version du site Edana, on observe un changement de look. Le style graphique a été remis au goût du jour. Mais le principal changement, lui, n'est pas visible pour l'utilisateur. C'est en coulisses, au niveau de la gestion des contenus, que les choses ont fondamentalement changé.

Les responsables d'Edana disposent désormais d'un site d'administration (voir prise d'écran ci-dessous) leur permettant de gérer la publication des contenus en toute autonomie, sans passer par une agence externe. Le statut d'un contenu ("en attente" - "approuvé" - "publié") est sous contrôle des administrateurs du système. Une période de validité peut être associée à chaque contenu, laquelle permet de publier ou d'archiver certaines informations à des moments programmés de manière très précise.

2. Faciliter l'administration des membres

Un des objectifs prioritaires de la fédération est de représenter ses membres, en leur donnant une visibilité. C'est la raison pour laquelle, sur la page d'accueil du nouveau site d'Edana, deux fonctionnalités ont été rajoutées :

- la Member List (liste des membres), reprenant toutes les entreprises productrices de produits non tissés ;

- le Supplier Search Engine, qui permet de rechercher un fournisseur au départ de mots clés (par exemple, en encodant "medical", on a des chances d'accéder à la liste de tous les fournisseurs de matières non tissées utilisées dans l'industrie médicale).

Cependant, pour que ces fonctionnalités soient réellement utiles, il est nécessaire que toutes les données concernant les entreprises membres (166 sociétés, réparties dans 25 pays) soient constamment mises à jour.

Auparavant, l'actualisation des données (coordonnées de l'entreprise, noms des responsables, gamme de produits, champs d'application,...) n'était pas chose aisée. Moyennant une disponibilité limitée, une personne centralisait l'encodage dans une base de données extérieure au site web. Le risque d'erreur d'encodage était relativement élevé, notamment lorsque l'opération se déroulait au téléphone. L'actualisation de la liste des membres, sur l'ancien site web, n'était pas automatique ; les données devaient être exportées régulièrement par un technicien.

Dans le nouveau système, la base de données des membres a été entièrement intégrée. Elle peut être mise à jour 24 heures sur 24 par les membres eux-mêmes, à distance, via une simple connexion à Internet. Gain de temps, gain d'énergie, gain de contrôle.

3. Offrir un accès profilé aux contenus

La fédération édite un volume important de contenu. Tous les contenus ne concernent pas tout le monde. Certaines informations sont très spécialisées ; d'autres, carrément confidentielles. Le nouveau système de gestion de contenu permet à la fédération Edana de distinguer plusieurs catégories de contenu, de manière à organiser l'information efficacement en fonction des profils d'utilisateurs.

4 niveaux d'accès ont été prévus :

- Niveau 0 : C'est l'accès public. Sont repris ici tous les contenus non protégés, accessibles tous depuis le site internet. Il s'agit, par exemple, des communiqués, de la description générale de la mission de la fédération, de la liste des membres en version simplifiée (sans les coordonnées directes des responsables ou autres informations protégées).

- Niveau 1 : Les contenus accessibles seulement aux membres. Ces contenus sont disponibles dans la "Member Zone" (l'extranet), accessible à partir de la page d'accueil du nouveau site internet. Seuls les membres de la fédération disposent des mots de passe nécessaires pour accéder à cet espace d'information.

- Niveau 2 : Les contenus profilés. La fédération Edana couvre 3 secteurs principaux : Medeco (applications médicales), Hapco (produits d'hygiène) et Wipes (lingettes). Chacun de ces trois secteurs comprend plusieurs sous-secteurs. Au sein de la fédération, on trouve ainsi de nombreux groupes de travail spécialisés (21 au total). Le nouveau CMS ("content management system") permet d'octroyer un espace de contenu à chaque groupe de travail. C'est très pratique, car les spécialistes d'une matière donnée sont souvent séparés géographiquement. Le développement de réseaux de dissémination profilée fait partie des services rendus par la fédération. Concrètement, l'architecture d'information de la zone extranet sera entièrement personnalisée. Le visiteur A ne verra pas la même chose que le visiteur B.

- Niveau 3 : Le niveau administrateur. Il offre un accès, en mode édition, à tous les contenus, y compris les archives et les bases de données.

4. Faciliter la publication multilingue

Par leur nature transversale, les fédérations sont amenées à évoluer dans un contexte multilingue. Edana, par exemple, communique en trois langues (anglais, allemand, français) pour toucher, en réalité, une trentaine de pays.

Le nouveau système de gestion de contenu va faciliter la création de versions linguistiques. Un simple bouton permettra à l'éditeur du site de créer une nouvelle version linguistique, soit d'une page isolée, soit d'une section, soit du site tout entier. La structure est automatiquement dupliquée. Le gestionnaire du site n'a plus qu'à se préoccuper du contenu à traduire. Toute l'architecture, les hyperliens et les images restent en place. Le lien qui permet à l'utilisateur de passer d'une version linguistique à l'autre est automatiquement créé. Le système respecte les recommandations du W3C en matière de sites internationaux.

5. Développer la gestion de contenu collaborative

Au sein de la fédération, plusieurs personnes, émanant de différentes antennes, sont susceptibles d'intervenir sur les contenus :

- le site internet peut servir de porte-voix aux entreprises membres, qui souhaitent de proposer des communiqués à publier ;

- sur le site extranet, les entreprises membres peuvent partager des informations avec leurs confrères, au sein d'un espace commun protégé.

Pour ce faire, le système doit permettre une certaine décentralisation de la production de contenu. Cependant, si on veut maîtriser la cohérence du projet, un contrôle centralisé reste nécessaire. La solution qu'offre le système de gestion de contenu est de distinguer deux catégories d'intervenants, avec des rôles différents :

- les contributeurs de contenu sont les gens qui sont identifiés par le système comme ayant l'autorisation de fournir des contenus ;

- les validateurs sont les gens qui ont pour responsabilité d'approuver les contenus avant publication.

Certaines personnes pourront, bien entendu, porter les deux casquettes. Il est également possible d'être contributeur ou validateur de contenu pour une section délimitée d'un site.

Au besoin, les validateurs seront avertis par email qu'un contenu attend une approbation pour être publié.

L'intérêt du système, encore une fois, est que les contributeurs de contenu peuvent intervenir n'importe quand, de n'importe où (moyennant une simple connexion internet) et sans la moindre connaissance technique.

De l'intérêt pour une fédération d'adopter un bon outil de gestion de contenu